Förarbete
Det krävs ett väl genomarbetat förarbete till upphandlingen – med väl definierade förutsättningar, behov och mål. Genom att sedan omvandla detta i upphandlingen, ökar det chanserna att erhålla anbud som motsvarar och tillgodoser behov och mål. Om förarbetet brister ökar det istället risken för ett otydligt underlag, där önskat läge och målbild förmodligen inte framgår så tydligt som det skulle behövas för att nå dit man vill, t.ex. en region att leva och verka i med en attraktiv kollektivtrafik. Det blir även svårare för trafikföretagen att förstå vad RKM söker.
Rätt och tillräckliga resurser
Det är viktigt att ha en sammanhållen projektgrupp med tillräckliga resurser under hela upphandlingsprocessen. Ofta krävs flera kompletterande kompetenser inom organisationen för att lyckas med hela upphandlingen inklusive ändamålsenliga kvalitetskriterier – särskilt när mervärden ska definieras och sedan utvärderas.
Säkra tillräcklig förmåga och en god lägsta nivå på leverans
Det är viktigt att genom kvalificeringskrav säkra så att alla trafikföretag vars anbud utvärderas har tillräcklig förmåga och erfarenhet i förhållande till uppdragets komplexitet. Därtill behöver det säkras att de krav som ställs på hur uppdraget ska utföras tydligt uttrycker en lägsta godtagbara leveransnivåer som också följs upp och mäts. Först då kan valda kvalitetskriterier verkligen fokusera på framåtblickande aspekter såsom t.ex. utvecklingsförmåga och generella kvalitetshöjande moment kopplat till trafikuppdraget. Kvalitetskriterier ska syfta till att fastställa det bästa anbudet, inte säkerställa trafikföretagets grundförmåga eller kvalitet i basleverans.
Vad är ett mervärde?
Att definiera vad som är ett mervärde i upphandlingen ökar sannolikheten till en kvalitativ trafikleverans. Mervärdet måste definieras, det handlar om att maximera kvalitet i förhållande till kostnad och budget – dvs. mest kollektivtrafik för pengarna. Givet aktuella förutsättningar ska mervärdet definieras utifrån behov och mål. Om det inte framgår vad som kommer att premieras och hur det kommer att värderas, är det sannolikt att trafikföretagen inte förstår vad de ska fokusera på i sitt anbudsarbete och hur de ska bygga och skapa sitt erbjudande. Konsekvensen kan då bli att anbuden inte motsvarar förväntningarna, vilket bl.a. kan leda till att mål inte realiseras eller kvaliteten motsvarar inte förväntningarna.
Anpassa kvalitetskriterierna till den aktuella upphandlingen
Bestäm mervärden som ger mest nytta i relation till förutsättningarna och trafikuppdragets komplexitet. Beakta också om det finns begränsade resurser eller en stor projektgrupp att tillgå och om upphandlingen avser ett mindre komplext trafikområde eller ett mer komplext med flera möjliga förändringar. På så vis anpassas omfattningen av kvalitetsutvärderingen i förhållande till förutsättningarna och trafikområdet.
Ge kvalitet reell effekt
Vid utvärdering av kvalitet behöver kvalitetsviktningen ges en reell effekt i utvärderingen. Om kvalitet viktas för lågt i förhållande till pris blir risken överhängande att man erhåller prisfokuserade anbud. Anledningen är att trafikföretag, utöver att uppfylla samtliga krav, förmodligen inte ser nyttan i att erbjuda mervärden eftersom pris är utslagsgivande oavsett kvalitetskriterier.
Utlovade åtaganden kopplas ihop med kontraktet
Ange tydligt i utvärderingsmodellen att utlovade åtaganden kommer utgöra en del av kontraktet, med påföljder om utlovade löften inte hålls. Om utlovade åtaganden inte tvingas upprätthållas under avtalstiden finns risk att anbudet som tilldelades i praktiken inte var det bästa. Det riskerar också att leda till att syftet med kvalitetskriterier urvattnas.
Tydlig och transparent återkoppling i samband med tilldelningsbeslut
En central del i all kvalitetsutvärdering är återkopplingen till trafikföretagen i samband med tilldelningsbeslut – framförallt utifrån ett transparensperspektiv och förtroendet för gjorda bedömningar. Utvärderingsprotokollets utformning är därför viktigt och behöver spegla utvärderingsmodellens effekter och få respektive trafikföretag att förstå sin plats vid tilldelningen. Genom att lägga tid och engagemang på denna fas kan oförståelse och överraskade trafikföretag motverkas och troligen även risken för överprövningar.
God överlämning till förvaltningen av kontraktet
Det är viktigt att överlämningen till den egna organisationen innefattar en beskrivning av på vilka kvalitativa grunder trafikföretaget tilldelats kontraktet och hur dessa är kopplade till uppföljning under kontraktstiden. Detta för att säkra en effektiv uppföljning som säkrar att trafikföretaget genomför det som utlovats i anbudet.