Oavsett vilka kvalitetskriterier som utvärderas måste den utvärderingsmodell som väljs passa den aktuella upphandlingen. Huvudsakligen finns två utvärderingsmodeller – en relativ modell och en absolut modell. Den senare benämns oftast som ”mervärdesmodellen” och är även att förespråka, bl.a. mot bakgrund av förutsebarhet. Det måste också beslutas om hur viktningen av kvalitet ska förhålla sig till helheten. Det är centralt att mervärdet ges en reell effekt i förhållande till hela utvärderingspriset.
Om mervärdet i praktiken inte ger tillräckligt utslag leder det till flera konsekvenser, där en risk är att trafikföretaget väljer att istället offerera ett lägre pris utifrån ett tids- och kostnadsperspektiv. Säkra därför vad uppdraget kommer omsätta och bestäm därefter en god balans kring kvalitetens värde i förhållande till helheten. Tänk på att kvalitetskriterier genom mervärden inte nödvändigtvis behöver kosta mer. Det gäller även om mervärdet viktas till en viss monetär nivå, exempelvis så kan ett visst angreppsätt (som anbudsgivaren ska beskriva) till ett verklighetstroget problem (t.ex. stora framkomlighetsproblem vid en större vägkorsning) utvärderas. I dessa fall är det trafikföretagets förståelse för problemet och förslag på lösning som premieras – vilket inte behöver påverka anbudspriset.
Väljs flera olika mervärden är det viktigt att beskriva hur de sinsemellan kommer viktas – på så vis ökar trafikföretagens förståelse för prioriteringen mellan kriterierna. Efter beslut om viktningen av kvalitetskriterierna, bör man simulera olika situationer genom att använda fiktiva anbud och priser. Detta för att öka förståelsen för hur olika scenarier kan uppstå, för ett sedan göra ev. nödvändiga justeringar före annonsering, t.ex. om man ser att det kan manipuleras.
Det är viktigt att i upphandlingsdokumentationen tydligt beskriva:
• Hur utvärderingsmodellen fungerar
• Hur anbud kommer att utvärderas
• Hur bedömningen av anbud kommer att genomföras, dvs. beskriv mot vilka bedömningsgrunder anbuden (t.ex. inkomna redogörelser och förslag) kommer att bedömas mot och som kommer ligga till grund för utvärderingen. Denna del i utformningen är det svåraste momentet, därför bör tid läggas på denna del så att utformningen blir god och tillräcklig tydlig, se Mervärden och bedömningsgrunder för mer detaljerad vägledning,
och
• Hur anbud får ett poäng baserat på hur väl de nått ett visst mervärde. I denna del är det viktigt att ev. olika poängsteg tydligt differentieras.
Mer information om utvärderingsmodeller och viktning.