Steg 6: Exempel

Exemplet bygger på att trafikföretaget ska nå målet med uppgiften (jämfört med kriterier som kan vara kopplade till ett mer övergripande mål med trafikuppdraget. Sådana är ofta generellt utformade och av naturliga skäl kan det i det avseende bli ”luddigt” att förstå vad som efterfrågas för att nå ett mål). Genom att istället smalna av och tydligt styra syftet med kriteriet kan det underlätta transparensen och trafikföretagets förståelse för målbilden med att utvärdera det valda kriteriet.

I detta förslag är mervärdet – vilket såklart kan bytas till ett annat – ”En ständigt optimal samverkan”, där huvudmålet är ”Trafikutveckling”. Självklart kan omfattningen minskas och t.ex. avse en fråga. Notera att utformningar av kriterier kan se ut på många olika sätt, t.ex. om avdrag eller påslag vill användas och hur stora de ska vara eller ev. sidobegränsningar i hur omfattande redogörelserna får vara. Det som illustreras och exemplifieras nedan är alltså stegen som behövs – oaktat val av kvalitetskriterium. 

1. Beskriv inledningsvis varför just detta mervärde kommer att utvärderas – det ökar anbudsgivarens förståelse för målet.
Ett exempel kan vara:

”Vi (RKM) har valt att utvärdera ”En ständigt optimal samverkan” eftersom vi bedömer att hur samverkan kommer bedrivas inom uppdraget och kontinuerligt anpassas utefter nya behov och förutsättningar kommer öka chanserna till måluppfyllelse inom den trafikutveckling vi önskar se.”  

2. Bestäm vilken viktning som kriteriet ska ges och vad det maximala mervärdet är samt respektive ev. övriga skalor.
Ett exempel kan vara:

"Vi (RKM) kommer att tilldela kontrakt till det anbud som har lägst utvärderingspris. Det högsta mervärdesavdrag som kan genereras uppgår till 10 000 000 MSEK” (vilket i detta fall utgör 25 procents viktning av utvärderingspriset) och sedan beskrivs övriga lägre avdrag, se ett exempel nedan.  

3. Fundera och bestäm hur frågan till anbudsgivarna ska formuleras (i detta fall kring samverkan) samt vilka delar/aspekter som redogörelsen ska inkludera.
Det är viktigt att frågor inte blir för vida/öppna, istället bör de precisera vad anbudsgivare ska redogöra för. Frågan måste formuleras så att den möjliggör en utvärdering av inkomna förslag och lösningar. Ett exempel på fråga kan vara:

”Hur föreslår ni att samverkan bör bedrivas samt med vilka relevanta intressenter kopplat till uppdragets förutsättningar och lokala behov för att öka sannolikheten till måluppfyllelse?” 

Fundera över hur redogörelser avgränsas och konkretiseras samt hur anbudsgivare kan inkludera ”bevisbara” redogörelser och exempel, t.ex. förslag på metoder, processer och systemstöd eller en viss erfarenhet.
Ett exempel kan vara:

”Beskrivningen anger:

• vilket/vilka arbetssätt som föreslås och varför kopplat till målet samt hur arbetssättet kommer följa utvecklingen och beakta kostnadseffektivitet, 

• konkreta förslag på processer/metoder och aktiviteter och åtgärder som trafikföretaget föreslår samt i förekommande fall relevant erfarenhet (inklusive trepartssamverkan) där trafikföretaget exemplifierar hur den tidigare erfarenheten kan addera mervärden till det aktuella uppdraget, och

• vilka roller och ansvar respektive part och aktör har och varför."

Redogör för vad anbudsgivaren ska förhålla sig till vid utformningen. Dessa kan exempelvis utgöras av angivna ramar och beskrivningar, t.ex. maximalt svarsutrymme genom antal sidor, typsnitt, teckenstorlek och om anbudsgivaren får hänvisa till annat material (ofta är det mest lämpligt att alla kvalitetsredogörelser hålls helt isolerade från övriga anbudshandlingar eftersom det blir enklare och alla anbud bedöms lika utifrån detta perspektiv). Ett exempel kan vara:

”Beskrivningen får maximalt uppgå till sex A4-sidor samt ha typsnitt Times New Roman och teckenstorlek 11 ska användas. Illustrationer och tabeller eller liknande får användas. Hänvisningar får inte ske till övriga delar av anbudshandlingarna utan beställaren kommer endast bedöma den inkomna redogörelsen. Eventuella hänvisningar till andra delar av anbudet kommer inte att beaktas.” 

Baserat på stegen ovan behöver sedan bedömningsgrunder anges där det framgår vad som är ett mervärde och ett poänggivande förhållande, dvs. vad är målet med uppgiften som ska redovisas. Denna del är den viktigaste, den behöver vara tillräckligt förutsebar och förklara vad som är poänggivande förhållanden, dvs. trafikföretaget behöver förstå vad det bästa ”drömscenariot” är givet det som trafikföretaget ska redogöra för. Det bör/får inte uppstå situationer när RKM – i efterhand kommer på vad som var ett mervärde – eftersom det inte har kunnat förutses av trafikföretagen. Det centrala är därför att beskriva vad som är poänggivande förhållanden, utan att för den sakens skull begränsa eller inskränka olika arbetssätt eller förslag på olika lösningar. Tänk också på att förslaget nedan kräver att bedömningen och värderingen av förslagen prövas mot det angivna (i detta fall det som anges nedan) – det ökar transparensen och möjligheten att behandla alla anbud lika. Ett exempel kan vara:

Mål med uppgiften inom ”En ständigt optimal samverkan”: Trafikföretaget har på ett övertygande sätt redogjort för föreslaget arbetssätt, vilket är välmotiverat där det också uppenbart framgår hur det är kopplat till angivet mål. Av redogörelsen framgår på ett trovärdigt sätt hur föreslaget arbetssätt beaktat utgångsläget för trafikområdet samt framgår – genom flera olika konkretiserade aktiviteter och åtgärder – hur och varför arbetssättet ständigt behöver och kommer anpassas utefter nya behov och allmän samhällsutveckling under hela kontraktsperioden. Genomgående i redogörelsen går att utläsa hur arbetssättet ständigt ser till kostnadseffektivitet samt på vilka sätt och hur det motverkar kostnadsökningar. Redogörelsen klargör tydligt såväl trafikföretagets som beställarens roll och anledningen till fördelningen. Den beskriver också övriga nödvändiga aktörer, vilka roller de har samt varför de är relevanta kopplat till målet. Överlag beskrivs tydligt hur och varför föreslaget arbetssätt förstärks genom tidigare väsentliga erfarenheter (där trepartssamverkan har varit en central del och där erfarenheterna tydlig kopplas till aktuellt uppdrag) och goda exempel – som nu bidrar till måluppfyllelse, samt relevanta metoder/processer och hur de bidrar till måluppfyllelse. 

Det som beskrivs ovan ger anbudsgivaren en förståelse för vad beställaren söker och vilka delar som den behöver fokusera på för att nå ett ”drömscenario”, såväl med RKM:s mål som med uppgiften. Av ovan framgår exempelvis inget om vad som är en ”rätt motivering”, hur något blir ”trovärdigt”, vilka aktiviteter som ska konkretiseras, vilka roller som är nödvändiga eller vilka metoder och lösningar som beställaren bedömer är mycket relevanta – istället är det upp till varje anbudsgivare att fritt bestämma. Genom att beställaren styr mot ”vad” blir det upp till anbudsgivaren att presentera ”hur”.

Det är också viktigt att i anslutning till detta klargöra att utlovade åtaganden ska efterlevas av trafikföretaget.
Ett exempel kan vara: 

”Det trafikföretag som tilldelas kontrakt ska tillämpa det som det svarat på ovan under uppdragets genomförande. Det kommer således utgöra en del av trafikkontraktet genom kontraktsvillkor, vilket beställaren också kan komma att följa upp. I de fall utlovade åtaganden kring samverkan inte efterlevs kommer beställaren att tillämpas punkten X i kontraktet.” 

Sista delen behöver såklart anpassas utefter kontraktet.

4. Beskrivningen kring hur de olika mervärdena kan nås måste tydligt kopplas ihop med målet med beskrivningen. Det handlar om att definiera hur och mot vad trafikföretagets inkomna redogörelser kommer bedömas mot, dvs. i detta fall mot ”drömscenariot” enligt beskrivningen, och vilket avdrag som kommer generas. 

5. Sista steget har med återkopplingen till trafikföretaget att göra. Den är central och knyter ihop kvalitetsutvärderingen – särskilt vid mer omfattande bedömningar av inkomna förslag, t.ex. som exemplet ovan. Därför bör utvärderingsrapporten spegla bedömningen och beskriva varför tilldelat mervärdesavdrag erhölls för respektive anbud.

Ett exempel kan vara (som såklart behöver anpassas utefter det specifika anbudet, men poängen som illustreras är att anpassa protokollet efter det unika anbudet – inte använda en generisk återkoppling för alla med samma poäng): 

Anbud som erhållit 6 500 000 MSEK i mervärdesavdrag:
Beskrivningen möter i stora delar målet, däremot hade valet av förslaget kunnat motiverats än mer, t.ex. i de avseenden som X och X. Angivna aktiviteter och konkreta lösningar hade kunnat framgå tydligare och mer konkret, även om det delvis framgår hade de till antal och konkretisering kunnat förbättrats, bl.a. genom att tydligare beskriva X och X. Förslaget hade ännu tydligare kunnat kopplats till målet genom att tydligare beskriva kopplingen till nuläget och aktuella förutsättningar. Beskrivningen hade kunnat visa på en tydligare koppling mellan tidigare erfarenheter kring trepartssamverkan och hur det bidrog till aktuella mål, det framgick inte så konkret, bl.a. saknades X, och tidigare erfarenheter var inte tillräckligt konkretiserade för att kunna bedöma relevansen. Även förslag på aktiviteter/åtgärder hade kunnat utvecklats något och blivit mer konkreta till trafikuppdraget, exempelvis framgick inte X vilket gjorde att det var svårt att bedöma denna del. Sammantaget ger beskrivningen mervärden för beställaren och ökar sannolikheten för måluppfyllelse kring en ständigt optimal samverkan.

Det som illustreras ovan följer uppgiften i punkten 3 ovan (frågorna och målet med uppgiften). På så vis har beställaren hållit sig helt inom och följt vad den har sagt att den ska bedöma och värdera, även om beställaren mest sannolikt har utvärderat väldigt olika beskrivningar ingivna av anbudsgivarna. Bedömningen och värderingen har dock skett mot samma struktur och mall. 

Sista steget har med återkopplingen till trafikföretaget att göra. Den är central och knyter ihop kvalitetsutvärderingen – särskilt vid mer omfattande bedömningar av inkomna förslag, t.ex. som exemplet ovan. Därför bör utvärderingsrapporten spegla bedömningen och beskriva varför tilldelat mervärdesavdrag erhölls för respektive anbud. Ett exempel kan vara (som såklart behöver anpassas utefter det specifika anbudet, men poängen som illustreras är att anpassa protokollet efter det unika anbudet – inte använda en generisk återkoppling för alla med samma poäng):