Av upphandlingsreglerna framgår att kriteriets viktning måste framgå, t.ex. viktningen mellan pris och kvalitet, men även den inbördes viktningen mellan kvalitetskriterier i de fall fler kriterier används. I praktiken är det viktigt att också säkra att kvalitetskriterier ges en tillräckligt reell effekt för att det ha någon effekt i utvärderingen. Om man ser till större trafikupphandlingar, som omsätter mycket stora summor, får en kvalitetsviktning om t.ex. 10 procent inget särskilt genomslag. Ju större omsättningarna är för respektive upphandling desto mer måste kvalitetviktningen ges. Vid mindre upphandlingar, där omsättningen endast uppgår till några miljoner SEK per år kan 10 procents kvalitetsviktning få genomslag. Om den reella effekten blir för liten ska man vara beredd på att pris är utslagsgivande och att trafikföretaget inte väljer att offerera mervärden. Många gånger krävs det i realiteten en kvalitetsviktning om 25–30 procent av helheten för att det ska få ett tillräckligt genomslag i praktiken.
För att landa i en god avvägning beträffande kvalitetsviktningar bör man först se till kontraktets helhet. Exempelvis kan en god utgångspunkt vara att se till kontraktets totala årsomsättning, här kan man behöva se till tidigare årsomsättningar för att hamna så nära verkligheten som möjligt. Det finns flera olika sätt att tänka på kring kvalitetsviktningar – det viktiga är att förstå vad man ställer kvalitet emot och vilken effekt det ger i själva utvärderingen, t.ex. utgör det en del av priset eller en del av helheten? Om man drar av en viss procent från det potentiella priset för att det ska utgöra kvalitetsviktningen så bör man vara medveten att 20 procents kvalitetsviktning av pris, inte utgör 20 procents kvalitetsviktning av helheten. Se exempel nedan som illustrerar detta.
Huvudsakligen finns två sätt – där båda sätten är goda så länge man förstår effekterna av sin viktning och att man har ”räknat rätt”. Exempel, ett kontrakt uppskattas till 1 000 000 SEK, där kvalitet önskas viktas till 35 procent. Vald utvärderingsmodell ger 0 i påslag vid fullt mervärde och sedan påslag i en höjande skala.
|
|
|
|
|
Inget av exemplen ovan är fel. Däremot synliggör de vilken reell effekt en viss viktning ges i praktiken – något som är viktigt att säkerställa vid utformningen av utvärderingsmodellen och dess viktning.
För att motverka osund strategisk prissättning eller att manipulation bör utvärderingsmodellen – oaktat val av modell – testas genom olika simuleringar innan upphandlingen annonseras. Hur simuleringen görs är beroende av valet av utvärderingsmodell, däremot är momentet viktigt för att säkra ett rättvisande och hållbart anbudspris.