Varje upphandling behöver delas upp i olika steg, där varje steg fyller ett viktigt syfte – både utifrån regelverkets syfte med varje steg och i förhållande till förväntad målbild. Hur upphandlingen byggs upp beträffande dessa steg och dess innehåll är också en central aspekt i byggandet av den röda tråden som ska genomsyra hela upphandlingsprocessen.
Bilden ovan illustrerar vikten av rätt start genom en förstudie och marknadsdialoger med intresserade trafikföretag inför upphandlingen. Härigenom identifierar RKM vilka mål kommande trafikuppdrag ska ha och vad som krävs för att nå dit – såväl för den egna verksamheten som för kommande samarbetspartner. När sedan framtagandet av upphandlingsdokumentationen påbörjas är det viktigt att se till upphandlingsfasen och hur varje steg påverkar i förhållande till målen och den röda tråden.
De trafikföretag som klarat såväl ställda kvalificeringskrav som ställda ska-krav ska alla vara tillräckligt kapabla vad gäller kapacitet, erfarenhet och förmåga att under hela kontraktet leva upp till ställda krav. Dessa går sedan vidare till utvärderingsfasen, och oavsett tilldelningsgrund ska RKM vara trygg i att alla de kvarvarande trafikföretagen har tillräcklig förmåga – även om RKM självfallet tilldelar det trafikföretag som har det bästa anbudet utefter vald tilldelningsgrund. När RKM sedan väljer att tilldela kontrakt på bl.a. kvalitetsaspekter kan dessa fokusera på just mervärden och inte ett säkerställande av ”är trafikföretaget tillräckligt bra i förhållande till det vi behöver?”. Syftet med att ställa kvalificeringskrav och ska-krav, samt att det måste finnas en tydlig skillnad mellan krav och utvärderingskriterier, är något som även speglar lagstiftningen, förarbeten och den rättspraxis som finns, se mer om detta under Kvalificeringskrav och exempel och Krav på trafikuppdragets utförande.
Genom att sedan förhandla eller föra en dialog med trafikföretag/en möjliggör det för RKM att ytterligare nå målbilden eftersom i detta steg kan parterna närma sig varandra och förstå varandras målsättningar och risker. Trafikföretag kan justera sina anbud när det har större förståelse för RKM:s behov, likväl som RKM, genom att inte onödigt mycket låsa förutsättningarna i förhandlingen/dialogen, kan justera vissa förutsättningar som klart får en påverkan på slutligt pris, se mer under Val av upphandlingsförfarande. Slutligen, och kanske en av de viktigare stegen, är utformningen av kontraktsvillkoren centrala – de banar väg för hur parterna tillsammans och genom ett partnerskap ska kunna utveckla kontraktet mot RKM:s målbild.