Upphandlingsdokumentationen inom bussupphandlingar är många gånger omfattande och innehåller flertalet bilagor och annat referensmaterial. Ju större upphandlingen är, desto mer omfattande och komplex är också ofta den annonserade upphandlingsdokumentationen.
Upphandlingsdokumentationen är det mest centrala i en upphandling och har stor påverkan på hur anbudsgivare uppfattar det som efterfrågas och även viljan och möjligheten att delta. När ramarna väl är satta får underlaget inte ändras väsentligen i detta avseende. I de fall väsentliga ändringar krävs medför det oftast upphandlingen får avbrytas och annonseras på nytt där de nya förutsättningarna är med.
|
|
Genom att omsorgsfullt planera och lägga tid på upphandlingsdokumentationen kan eventuella otydligheter och missförstånd (som i sin tur kan leda till konsekvenser) minskas. Det kan vara konsekvenser såsom tidskrävande insatser från både RKM och trafikföretag under frågor- och svarsperioden, onödiga kostnadspåslag i anbud eller överprövningar. Det är också allmänt erkänt att mindre anbudsgivare många gånger anser att det är krångligt att delta i offentliga upphandlingar, vilket tyvärr kan leda till att vissa avstår från deltagande. Även om det ibland kan vara utmanande att korta ned omfattningen av det annonserade underlaget, bl.a. eftersom behov och krav fordrar en viss omfattning, kommer ett pedagogiskt och tydligt underlag ändå särskilt att underlätta för mindre trafikföretags deltagande som många gånger är ovana anbudsgivare och har få resurser.
För att i större utsträckning lyckas med en pedagogisk och välformulerad upphandlingsdokumentationen bör man innan underlaget tas fram fundera över eventuella delar som kan förenklas och förtydligas. Att innan övergripande skissa på upphandlingsdokumentationen och de ingående delarna underlättar insikten kring hur underlaget kommer uppfattas av trafikföretag – vilket är viktigt att beakta. Är t.ex. underlaget pedagogiskt och överblickbart, ger det en god inblick i vad målet med trafikkontraktet är, är ramverket med ingående trafikproduktion för kommande trafikuppdrag tydligt och är det lätt för trafikföretag att förstå vilka bevis som ska ges in i samband med anbudet?
Genom att säkra att dessa grundmoment är tydliga förenklar det klart anbudsingivningen och hur upphandlingsdokumentationen ska förstås. Även den röda tråden behöver genomsyra upphandlingsdokumentationens utformning.
Att tänka på
Trafikföretag läser oftast början av upphandlingsdokumentationen allra först. Därför är det viktigt att övergripande behov och mål med trafikuppdraget framgår redan där som kan öka trafikföretagets intresse till deltagande.
Bilden illustrerar vad som bör beaktas vid utformningen, som därmed förenklar för trafikföretags anbudsgivning, och som också förstärker den röda tråden i uppbyggnaden av upphandlingsdokumentationen.
