Tidigt i upphandlingsarbetet behöver man fundera på den ”röda tråden” – den tråd som ska genomsyra hela upphandlingens olika steg inklusive även kontraktsvillkoren och kommande kontraktsförvaltning. Att finna och upprätthålla denna är en av de mest centrala delarna för att lyckas med upphandlingen, bana väg för en god gemensam affär och erhålla den kollektivtrafik som RKM såväl behöver som vill nå. Om det inte finns en helhet som konsekvent genomsyrar hela upphandlingsprocessen, t.ex. behov och målbild återspeglas inte genom krav och kontraktsvillkor eller rätt drivkrafter för båda parter saknas, försvåras möjligheten att få och nå en god gemensam affär och uppnå ett gott resultat. Det kan vara försent att i efterhand, t.ex. när uppdraget redan pågår och parterna först då uppmärksammar att de har olika målsättningar, läka brister som är hänförliga till hur upphandlingens förutsättningar utformats eller genomförts. Oavsett behov och mål måste alla delar hänga samman och understödja de mål och förväntade resultat som finns.
Kommande kollektivtrafiksuppdrags målbild och vad RKM vill konkurrensutsätta är därför central att på förhand kunna definiera – för att konkret genom upphandlingen möta upp det. Det är även viktigt att förstå vilka regionala och lokala utmaningar som finns i trafikområdet samt vilka förutsättningar trafikföretaget behöver för att driva uppdraget med framgång och i enlighet med förväntad målbild.
Exempel på målbild
Inför varje unik upphandling behöver man därför fundera över nedanstående delar för att möjliggöra en röd tråd som kommer bana väg för en god gemensam affär.
Målbild, behov och förutsättningar
Vilken är målbilden för kommande kollektivtrafikuppdrag? Vilka behov måste absolut tillgodoses och vilka förutsättningar finns – både utifrån ett kostnadsperspektiv för kollektivtrafiken som resursmässigt i den egna organisationen. Målbilden kan exempelvis uttryckas i tillgänglighet, marknadsandel, resandeutveckling, kostnadstäckningsgrad, kundnöjdhet, punktlighet, pålitlighet, trygghet eller referera till andra styrande och relevanta dokument, t.ex. regionala trafikförsörjningsprogram eller regionala utvecklingsprogram. Beroende på svaren – hur inkluderas och omhändertas dessa konkret i upphandlingen?
Vad finns på marknaden?
Mål, behov och förutsättningar sätter ribban för kommande trafikuppdrag. Av naturliga skäl behöver RKM inhämta kunskap och förståelse avseende vad marknaden kan erbjuda. Man behöver t.ex. bestämma hur och när kunskap om marknadens förslag på lösningar givet målen ska inhämtas eller hur kunskap om vilka drivkrafter kontraktet behöver ha för nå förväntad målbild på mest optimalt sätt inhämtas. Genom löpande marknadsdialoger kan detta tas höjd för och även identifiera om målbilden kan höjas ytterligare eftersom marknaden kommer kunna överträffa ursprunglig målbild.
Vad ska konkurrensutsättas och vilken partner behövs för att nå målet?
Vad är det för typ av trafik som ska upphandlas och vilka utmaningar finns nu och över tid för det aktuella området? Beroende på svar bör man fundera över hur upphandlingen ska genomföras, t.ex. vilket upphandlingsförfarande som bör användas och givet karaktären och utmaningarna i det aktuella trafikuppdraget – vilka drivkrafter och ersättningsformer är mest lämpliga att använda? Oavsett målsättning och storlek på RKM bör alla upphandlingar resultera i ett partnerskap där parterna har samma målsättning och mål.
Vilken förmåga krävs hos trafikföretaget i förhållande till uppdraget och dess mål?
Man behöver definiera vad som ska konkurrensutsättas och i förhållande till det – vilken teknisk och yrkesmässig förmåga krävs hos ett potential trafikföretag för att driva och utveckla uppdraget över tid i förhållande till detta? Exempelvis, vilken typ av organisation behöver trafikföretaget ha eller vilken dokumenterad erfarenhet krävs för att axla kommande trafikuppdrag? Beroende på svar så är det viktigt att säkra adekvata kvalificeringskrav i förhållande till uppdraget.
Lägsta godtagbara leveransnivå – vilken är den?
Vilken är den lägsta godtagbara nivå som RKM bedömer att uppdraget kräver, dvs. vilka ska-krav vill/behöver ställas? Beroende på svar bör man noggrant definiera vilka kravnivåer som trafikföretaget ska uppfylla. I detta arbete bör man även definiera vilka av dessa som kan formuleras som funktionskrav – särskilt för att nyttja marknadens olika lösningar och därmed potentiell konkurrens och motverka särkrav som fördyrar och framförallt – för att kunna anpassa lösningen under uppdragets genomförande med hänsyn till exempelvis ny teknik.
Utvärdering för potentiellt mer kvalitet
Vid upphandling av komplexa tjänster, såsom upphandling av kollektivtrafik, har såväl trafikföretagets kunskap och förmåga att leverera och utveckla uppdraget som det faktiska utförandet, en oundgänglig påverkan på uppdragets utförande och kvalitet. Det är därför mycket lämpligt att utvärdera kvalitativa mervärden. Genom att omvandla mål och önskade lägen till mervärden, som sedan utvärderas, finns goda chanser att erhålla ett slutresultat som är mer kostnadseffektivt och kvalitativt än när bara pris avgör val av trafikföretag. Det möjliggör även att premiera aspekter kopplade till exempelvis framtidsbehov, utvecklingsförmåga och innovation – där det finns klara fördelar med att tillvarata marknadens kunskap och förslag på lösningar.
Ett kontrakt som lever över tid
De trafikkontrakt som tilldelas löper oftast under en lång tid. Därför är det extra viktigt att kontraktsvillkor utformas så att de tar höjd för samhällsutvecklingen i stort och exempelvis snabba teknikskiften och ökade behov i kollektivtrafiken. Genom att omsorgsfullt fundera över vilka kontraktsvillkor som det aktuella avtalet bör innehålla kan man säkra och ta höjd för möjliga ändringar och justeringar inom ramen för kontraktet. Denna utformning bör även reglera hur det ekonomiskt ska hanteras. Om så inte sker är risken att framtida okända behov och nödvändiga utvecklingsbehov motverkas och att det istället uppstår inlåsningseffekter och ett hämmande av nödvändig utveckling. Om upphandlingen innehåller för höga riskbilder kan det också påverka antalet anbud.
Samverka för en faktisk och effektiv utveckling
För att bl.a. kunna integrera och utveckla funktionella kollektivtrafiksystem, tillgodose och lösa nya behov och identifiera bärkraftiga ekonomiska lösningar krävs en kontinuerlig och aktiv samverkan. För att det enskilda trafikuppdraget ska kunna utvecklas och nå uppsatta mål behöver relevanta parter samverka under kontraktstiden, exempelvis är samverkan med kommuner många gånger en avgörande faktor för att på ett effektivt sätt kunna arbeta med frågor om infrastruktur- och framkomlighet. Förutsättningarna för en god samverkansgrund planeras och måste byggas in i upphandlingen.
Uppföljning – säkerställ att utlovad nivå fås
Redan i upphandlingsskedet bör man fundera över hur kontraktet ska följas upp samt säkra att trafikföretagets utlovade åtaganden i anbudet upprätthålls under hela avtalstiden. Kontraktsvillkoren behöver därför reglera hur eventuella brister och avvikelser ska hanteras. Från båda parters perspektiv är det centralt att utlovade åtaganden upprätthålls, såväl utifrån ett kostnadsperspektiv som ett konkurrensperspektiv.