Överlag, se frågor- och svarsperioden som ett verktyg och en ventil för att klargöra oklarheter. Genom att reda ut dessa kan det motverka t.ex. dyrare anbud eller överprövningar.
Om det inkommer fler frågor än väntat, eller karaktären på frågorna är väsentliga i vad de belyser, kan det tyda på att upphandlingsdokumentationen är bristfällig eller för otydlig i vissa delar. I sådana fall bör man bedöma karaktären på frågorna för att enklare kunna avgöra nödvändig hantering. Att inte agera en sådan situation är inte optimalt eftersom det exempelvis kan leda till få eller inga anbud eller överprövning.
Om krav ifrågasätts, bedöm hur de påverkar kommande anbud och bedöm om de kan justeras i förhållande till behov. Om det inte går – förklara istället behovet bakom kravet – på så vis får trafikföretag större förståelse för kravet och kan anpassa sina anbud.
Om frågor är återkommande kring t.ex. samma krav beror det sannolikt på att trafikföretag inte fått tillfredställande svar eller att något fortfarande är oklart. Undvik då helst att hänvisa till föregående svar eller en viss del i upphandlingsdokumentation, oftast klargör det inget för trafikföretaget. Försök istället att fråga frågeställare vad de anser är fel/oklart. Det kan också vara så att frågan i sig är oklar, i sådana fall bör RKM be om ett förtydligande för att kunna besvara frågan.
Om svar som klart påverkar eller ändrar vissa förutsättningar ges mycket nära inpå sista anbudsdag – där frågefunktionen kanske stängts eller kommer stängas inom kort – kan det skapa stora osäkerheter hos trafikföretaget och klart påverka dess anbud. Detta gäller särskilt när frågeställningen avser större frågor som påverkar kostnader eller riskantaganden. Försök därför att undvika svar nära inpå sista anbudsdag. Om flera följdfrågor uppstår från trafikföretag är det bättre att förlänga tiden för att ställa frågor något.
Stäng inte frågefunktionen för tidigt i förhållande till sista anbudsdag. De flesta upphandlingar är komplexa, där upphandlingsdokumentationen många gånger är omfattande att ta sig an. Även om trafikföretag arbetar aktivt med att analysera upphandlingsdokumentationen kan det vara först i slutet av annonseringsperioden som det har en fullständig överblick. Om frågemöjligheten stängs långt innan i förhållande till sista anbudsdag kan det medföra onödiga konsekvenser såsom riskpåslag eller felaktiga tolkningar av upphandlingsförutsättningarna, jämfört med om det hade varit möjligt att ställa frågor. Under semesterperioder och högtider är det extra viktigt att bedöma hur frågor ska hanteras samt att RKM tar höjd för en tillräcklig frågeperiod innan och efter – om t.ex. frågefunktionen stängs ned under längre tider kan det få stora konsekvenser för trafikföretaget (som oftast måste arbeta med anbud även under semesterperioder).