Funktionskrav uttrycker behovet i form av given nivå, t.ex. en önskad funktionsnivå, en viss effekt eller ett visst resultat. Funktionskravet beskriver alltså vad som ska uppnås, istället för hur något ska uppnås, t.ex. detaljkrav. Eftersom funktionskrav öppnar upp för olika lösningar kan det ge positiva effekter såsom exempelvis färre suboptimeringar kostnadsbesparingar, bättre kvalitet, ökad effektivitet samt bättre konkurrens. Fördelen med funktioner motverkar också att trafikuppdraget måste ske på ett visst sätt, med en särskild teknik eller med en enda lösning, istället möjliggör det för trafikföretaget att bestämma hur lösningen eller tekniken ska se ut.
Genom att öppna upp för detta finns möjligheter att få in nya sätt att lösa behov på eller innovativa lösningar. Även det faktum att trafikkontrakten löper under långa perioder, där lösningar som var aktuella vid anbudsingivningen hinner bli föråldrade efter några år, ökar behovet av att inkludera mer funktionskrav i upphandlingarna, bl.a. för att motverka inlåsningseffekter. Vid t.ex. förhandlat förfarande ökar också förhandlingsutrymmet att förhandla om olika lösningar om funktionskrav har ställts. Även kontraktet i den faktiska tillämpningen blir mer flexibilitet med funktionskrav eftersom behov av ändringar enklare kan ske vid t.ex. teknisk utveckling eller förändringar i utförandet. En annan fördel med funktionskrav är också att RKM kan nyttja trafikföretagens kompetens i större uträckning genom att låta de redovisa och realisera hur funktionen ska uppnås.
Eftersom upphandling av busskollektivtrafik helt naturligt innefattar en mängd olika behov och krav bör RKM fundera och analysera vilka av dessa som kan ställas som funktionskrav. Det går att använda funktionskrav i alla typer av kollektivtrafikupphandlingar och såklart blanda dessa med detaljkrav. Särskilt lämpade funktionskrav är sådana som behov som kan antas vara konkurrenshämmande, kostnadsdrivande eller helt enkelt svåra att beskriva i detalj.
Det finns flera exempel på områden som lämpar sig väl som funktionskrav, som också minskar kostnadsökningar hänförliga till kostsamma detaljkrav inom dessa områden. Exempelvis kan krav på faktiska emissionskrav istället för en specifik euroklass vara lämpligt att ställa i vissa upphandlingar. Om det under kontraktstiden finns behov utav att höja denna nivå kan RKM istället använda särskilda kontraktsvillkor som reglerar när nivåerna ska höjas, på så vis höjs kravnivån – men inte genom att reglera till en viss euroklass, se Krav på trafikuppdraget för mer information om särskilda kontraktsvillkor. Vidare kan funktionskrav på fordons såväl inre som yttre skick vara mycket lämpliga att ställa, istället för att specifika ålderskrav.
Genom att ställa adekvata funktionskrav på fordonets skick medför det överlag ett mer hållbart användande av fordon samt ges trafikföretaget möjlighet att på ett resurseffektivt sätt och där det är möjligt att använda fordon mellan kontrakt. I upphandlingar med som medför införande av elfordon kan det vara lämpligt att överväga att ställa krav på graden av elektrifiering, istället för att kravställa en specifik teknik som många gånger kan vara mycket kostnadsdrivande.
Ett annat område som lämpar sig kan vara delar kopplade till tidtabellplanering, t.ex. genom att öka trafikföretagets frihetsgrader kopplade till tidtabeller och istället kravställa med kapacitetskrav per timme och riktning.
Exempel på områden där funktionskrav är mycket lämpliga att använda: