Den inledande delen i upphandlingsdokumentet ger en överblick över upphandlingen och kallas oftast för Anbudsinbjudan. RKM har en förhållandevis stor frihet att själv bestämma hur upphandlingsdokumenten ska utformas, t.ex. vart olika avsnitt ska placeras osv, så länge den håller sig inom de grundläggande upphandlingsprinciperna som utgör ramarna. Hela upphandlingsdokumentationen måste däremot vara utformad på sådant sätt att alla rimligt informerade och normalt omsorgsfulla trafikföretag kan tolka informationen på samma sätt och på förhand förstå vad som kommer tillmätas betydelse i upphandlingen.[1]
Vad gäller just inbjudan och de administrativa föreskrifterna är det mycket lämpligt att den innehåller nedanstående delar. Både för att göra det enkelt för trafikföretag att ta ställning till om den vill och kan delta i upphandling och för att skapa en pedagogisk och överblickbar upphandlingsdokumentation. Medan inbjudan ska göra det intressant för trafikföretag att delta bör de administrativa föreskrifterna tydligt beskriva hur upphandlingen kommer att gå till och tydligt ange vilka formella krav som ställs på anbudsingivningen.
|
v Information om RKM och annan relevant och intressant information om myndigheten. v Information om trafikuppdraget och målet med kommande trafikuppdrag – gör det intressant för trafikföretagen att delta. I denna inledande del bör RKM kort beskriva vilka förutsättningar som den bedömer att tilldelat trafikföretag behöver ha. Generella uppstartsförutsättningar och trafikstart bör också framgå. v Trafikuppdragets uppskattade värde inklusive eventuella optioner. v Tidplanen för upphandlingen inklusive de olika faserna och momenten – gärna så specificerad som möjlig. v Kontaktuppgifter och eventuella anvisningar och uppgifter om det kommer finnas möjlighet till visning av olika exempelvis depåer.
|
|
Administrativa föreskrifter v Beskrivning om hur upphandlingsdokumentationen är uppbyggd och vilka delar som ingår i det fullständiga underlaget. v Val av upphandlingsförfarande och hur eventuella förhandlingar kommer att gå till. v Är upphandlingen indelad i flera anbudsområden – förklara vilka de är och ange tydligt hur trafikföretag kan delta, t.ex. lämna på alla eller endast vissa. Även vilka eventuella kombinationer som är möjliga. v Beskrivning av hur Frågor & Svar kommer att hanteras. v Beskrivning av hur ansökningar/anbud lämnas in och i vilket format. Undvik att kravställa att anbud helt måste vara på svenska, det riskerar endast att leda till onödiga diskvalificeringar. Tillåt istället vissa dokument och skrivningar på engelska. v Hur länge trafikföretag ska vara bunden av sitt anbud. Fundera över om tid för överprövning ska beaktas redan nu i förhållande till giltighetstiden, t.ex. att anbudens giltighet förlängs automatiskt vid en eventuell överprövning. v Sista dag för att lämna ansökningar och anbud. v Om och hur ansökan och anbud ska undertecknas – undvik onödiga krav, t.ex. krav på att en viss person undertecknar. v Information om alternativa anbud accepteras och i så fall hur. Även om gemensamma anbud accepteras och i så fall hur bör framgå. v Information om tilldelningsbeslut och avtalsspärr. v Information om absolut sekretess samt hur sekretessprövningar kommer att gå till efter tilldelningsbeslut. v Ange om ersättning för deltagande i upphandlingen medges eller inte. Om upphandlingen innehåller aspekter och behov som kan lösas genom nya lösningar och innovationer bör RKM överväga om sådana delar i trafikföretags anbudsarbete kan ersättas – för att än mer stimulera nya lösningar. |
[1] Att så krävs har fastslagits i flera avgöranden från både EU-domstolen och svenska domstolar, se bl.a. RÅ 2002 ref. 50 och EU-domstolens avgörande i mål C-19/00 SIAC Construction.