Utvecklingsstruktur
För att nå trafikkontraktets mål, oavsett vilka dessa är, behöver parterna tidigt sätta upp hur samverkan och utveckling ska ske under kontraktsperioden. För att lyckas med detta krävs att parterna tillsammans sätter tydliga ramar och definierade målsättningar. Oftast är det lämpligt att sätta samman en styrgrupp eller motsvarande, där nyckelpersoner med beslutsmandat från båda med parter deltar. Styrgruppen bör tillsammans identifiera trafikuppdragets såväl övergripande mål som lokala mål, som därefter bryts ned i olika delmål med tillhörande tids- och aktivitetsplaner. Denna grupp bör ha ett framåtriktat, utvecklingsorienterat och strategiskt fokus, där följden av riktningen bryts ned i en för trafikuppdragets lämplig drivningsstruktur som genomsyrar arbetet framåt. Inom ramen för detta arbete bör också förväntningar, gemensamma drivkrafter och riktlinjer för eventuell trafikutveckling diskuteras. Parterna behöver även etablera en samsyn kring hur samverkan ska bedrivas och vilka som bör ingå i detta. I detta avseende är det också viktigt att säkerställa vilka frågor och områden som ska hanteras inom samverkansavtalet eller i andra forum samt hur en årlig korrelerar med andra viktiga närliggande processer, såsom budget- och planeringsprocesser.
Det kan även bara lämpligt att styrgruppen utser olika forum som arbetar dedikerat inom vissa områden, t.ex. ett kontraktsforum eller ett uppföljningsforum, se mer nedan.
Leveransuppföljning av utförd trafik
Utförd trafikleverans är central utifrån flera aspekter, exempelvis utifrån kvalitets-, punktlighets-, kostnads- eller avvikelseaspekter. För att löpande säkra och skapa goda förutsättningar för trafikleverans bör det etableras ett forum där båda parter deltar för just leveransuppföljning. På så vis kan konstaterade brister och åtgärdsbehov – som många gånger kanske inte hanteras aktivt av parterna – mer effektivt hanteras genom att de istället hanteras proaktivt genom analyser, konkreta åtgärdsaktiviteter och uppföljning. Forumet bör därför utarbeta former för hur ska avvikelser överlag ska hanteras samt vilka orsaksanalyser och åtgärdsplaner som är nödvändiga att vidta.
Kontraktsforum
En central faktor inom förvaltningen av trafikkontraktet är hur parterna löpande hanterar alla typ av kontraktsfrågor. Mot bakgrund av såväl trafikuppdragets som trafikkontraktens många gånger komplexa karaktär är det inte ovanligt att det löpande uppstår frågor kring hur kontraktet ska tolkas och förstås. Rena kontraktsfrågor bör hållas frånskild från den övergripande utvecklingsstrukturen, framförallt för att samverkansstrukturen då renodlas som utvecklingsform och blir mer fokuserat och effektivt. Därför är det lämpligt att etablera ett forum för kontraktsfrågor, där exempelvis olika kontraktstolkningar eller eventuella förhandlingar hanteras.
Kontraktskompetens
Båda parter bör löpande säkerställa att alla berörda som arbetar med den gemensamma affären och trafikkontraktet har adekvat kunskap kring trafikkontraktet och dess mål, intentioner och innehåll. På så vis möjliggörs en mer effektiv förvaltning, där parterna också förhåller sig så nära till kontraktets intentioner.