Kontraktsvillkor behöver ta höjd för att okända och nya behov kommer att uppstå under tiden kontraktet löper. Genom att redan i upphandlingsskedet se till de mål och unika förutsättningar som föreligger i det aktuella trafikuppdraget underlättas förståelsen för hur kontraktsvillkor kan inkludera detta.
Genom att också i kontraktet tydligt klargör mål och visioner med trafikuppdraget och fortsätta bygga in den röda tråden i såväl upphandlingsdokumentationen som kontraktet ökar kontraktets flexibilitet bara genom detta. Däremot behöver framtidens kontrakt innehålla fler ändringsregleringar som möjliggör att kontraktet kan utvecklas i samma takt som framtiden och kommande behov.
Därtill är det också viktigt att kontraktsvillkoren inkluderar ändringsbestämmelserna enligt LUF. Genom att i kontraktet reglera hur okända och oförutsedda händelser ska regleras ökar det kontraktets flexibilitet och även förenlighet med LUF:s ändringsregler.
Av kap. 16 framgår hur kontraktsvillkor får ändras under kontraktets löptid. Huvudregeln är kontraktet inte får ändras utan att det genomförs en ny upphandling, däremot finns uttryckliga undantag från huvudregeln som anger när ändringar är tillåtna. Inom busstrafikupphandlingar är det t.ex. tillåtet med ändringar som är av mindre värde, som genomförs i enlighet med en ändrings- eller optionsklausul eller som sker till följd av oförutsebara omständigheter.
Det finns även ändringar som kan leda till att de är väsentliga och därmed otillåtna. En ändring är väsentlig om den t.ex. medför att nya villkor införs, som, om de hade ingått i upphandlingen, skulle ha medfört att t.ex. andra trafikföretag hade deltagit, om kontraktets ekonomiska jämvikt ändras till förmån för tilldelat trafikföretag eller om ändringen medför att kontraktets omfattning utvidgas betydligt.
Redan idag finns flera inbyggda kontraktsvillkor som hanterar tillåtna ändringar i de flesta trafikkontrakt, exempelvis är frivolymsregleringen en sådan. Däremot, för att möta upp behovet av mer flexibla trafikkontrakt som möjliggör att exempelvis kommande okända behov och teknikskiften kan omhändertas om och när sådana aspekter uppstår, behöver RKM vid framtagandet av kontraktet mer omsorgsfullt beakta och inkludera kontraktsvillkor som reglerar detta.
För att på ett effektivt och optimalt sätt utforma villkor som såväl är affärsmässiga som legalt förenliga kan det vara värdefullt att tidigt i upphandlingsprocessen inkludera eventuell intern legal kompetens eller koppla in extern legal kompetens.
