En viktig del vid utformningen av upphandlingsdokumentationen är att särskilja krav från kvalitetskriterier (mervärden). Anledningen beror på flera olika aspekter. För det första får inte trafikföretagets grundläggande förmåga och kapacitet utvärderas utan sådana aspekter ska säkerställas genom kvalificeringskrav. Anledningen till detta är att kvalificeringsfasen och utvärderingsfasen består av två skilda moment, om trafikföretagets grundläggande förmåga utvärderas riskerar det att strida mot proportionalitetsprincipen och likabehandlingsprincipen, se Prisutvärdering.
En annan aspekt – som kanske är den viktigaste – är att RKM genom att definiera ska-krav ska säkerställa en tillräckligt god lägsta nivå – oavsett om det avser trafikleverans, bemanning och organisation, störningshantering, säkerhet eller fordonsvård. På så vis kravställs en tydlig lägsta nivå som också kan kopplas till ”avtalad” exempelvis kvalitet eller omfattning, som också kan följas upp under kontraktet i syfte att säkra att utlovad nivå erhålls.
Om ska-krav, funktionskrav eller kontraktsvillkor inte säkrar en tillräckligt lägsta godtagbar nivå kring såväl trafikföretagets förmåga som uppdragets utförande, eller om det ställs för låga eller otydliga krav som inte speglar det som verkligen behöver säkras, medför det risker. Framförallt för att RKM riskerar att tilldela ett trafikföretag som inte har tillräcklig förmåga att driva uppdraget som önskat och – sett till kontraktsuppföljningen – kan det bli svårt att fastslå att och hur ett trafikföretag inte lever upp till avtalad kvalitet eller omfattning, då kravnivågränsen är oklar.
En annan anledning till varför det är viktigt att särskilja krav från mervärden är att LUF:s syfte med kvalitetskriterier är att premiera just mervärden. Det vill säga övervärden från ska-krav eller aspekter som önskas men som inte är måsten, som RKM är villig att betala för eller aspekter som värderas eftersom det bedöms att mervärdet har en reellt positiv effekt på uppdragets utförande och som väsentligt bidrar till måluppfyllelse – trots att det inte behöver kosta mer. I sammanhanget är det även viktigt att omvandla de mervärden som kan erhållas och vad sådana betyder sett till målbilden – dessa i sig kan vara en vinst som också ska ställas i relation till anbudspriset.
I praktiken ska alla trafikföretag kunna erhålla noll i kvalitetsutvärderingen, RKM ska ändå vara trygg i att samtliga kvarvarande trafikföretag har tillräcklig förmåga att leverera och uppfylla en lägsta godtagbar nivå i och med att ska-kraven är uppfyllda.
Det förekommer inom upphandling av kollektivtrafik att såväl nödvändiga förmågor hos trafikföretaget (som trafikuppdraget kräver) som absoluta behov ingår i kvalitetsutvärderingen istället för att kravställas. Som nämns ovan riskerar kvalitetsutvärderingen att fokusera på fel aspekter och ytterst innehålla aspekter som tar sikte på trafikföretagets grundläggande förmåga, som inte får utvärderas. Vidare riskerar också RKM att utvärdera aspekter som bör vara en självklarhet att alla trafikföretag, vars anbud som klarat samtliga ska-krav och nu utvärderas, uppfyller.
Nödvändiga kvalificeringskrav kan exempelvis avse teknisk och yrkesmässig kapacitet i form av t.ex. erfarenhet av planerings- och trafikförsörjningskompetens, erfarenhet av att utföra uppdrag liknande det aktuella, såväl till karaktär som till omfattning, eller erfarenhet av att etablera nya trafikuppdrag. Kvalificeringskrav eller ska-krav kan även avse aspekter beträffande trafikföretags etablerade förmåga att löpande säkerställa en god löpande styrning av verksamheten i syfte att leverera en tillräckligt god trafikleverans, förmåga att löpande säkerställa en tillräckligt god bemanning och organisation eller löpande hantera och säkerställa nödvändig fordonstillgång eller hela och rena fordon.
Självklart finns det mervärden inom alla nämnda aspekter och det är just sådana som bör utvärderas – inte grundförmågan. Dessa kan exempelvis avse lokalanpassade lösningar och effektiviseringar kring verksamhetsstyrningen, den lokala trafikorganisationen med tillhörande bemanning och hur den adderar mervärden eller specialanpassade och lokala arbetssätt kring fordonstillgänglighet eller säkerhet.
Genom att säkerställa krav som ovan ska RKM vara helt trygg i att samtliga trafikföretags anbud som kommit till utvärderingsfasen har tillräcklig kompetens och förmåga att bedriva den aktuella kollektivtrafiken, det gäller oavsett om tilldelningsgrunden tar sikte endast på pris eller både pris och kvalitet, och då också oaktat vilka eventuella mervärden som uppnåtts i utvärderingen. På så vis utvärderas kvarvarande anbud utifrån perspektivet ”vilket anbud är allra bäst” utifrån de mervärden som uppställts – där kvalitetskriterierna ska fokusera på just detta – inte säkra en tillräckligt god förmåga hos trafikföretaget och leveransnivå beträffande uppdraget. Först då kan kvalitetskriterier fokusera på just mervärden, t.ex. med inslag av innovation, trafikutveckling och lokalanpassade lösningar för att t.ex. öka kundnöjdheten och nå målen för det aktuella trafikuppdraget.