Utöver de krav som trafikföretaget ska uppfylla kring trafikledning vill beställaren premiera de trafikföretag som föreslår ett väl anpassat arbetssätt kring trafikledning i förhållande till uppdraget. Beställaren bedömer att hur trafikföretaget kommer att arbeta med trafikledning under uppdraget kommer ha en oundgänglig positiv påverkan på slutresultat och minska trafikala olägenheter i trafikområdet som påverkar resenärernas planerade resa. Beställaren vill därför premiera de trafikföretag som utöver kravnivån enligt punkt X erbjuder nämnda mervärden enligt nedan – som klart kommer minska olägenheter i trafiken och för resenärer.
Trafikföretaget ombeds därför att baserat på de kända förutsättningarna i uppdraget beskriva hur den avser att bedriva trafikledning under uppdragets genomförande enligt nedan angivna parametrar (som innehåller beskrivningarna nedan). Syftet med uppgiften är att bedöma hur väl trafikföretaget avser arbeta med trafikledning och premiera konkreta och kvalitativa förslag som tydligt är kopplade till uppdraget och dess förutsättningar, dock utan att styra till givna lösningar och förslag – det står trafikföretaget fritt att presentera.
Det trafikföretag som tilldelas kontrakt ska tillämpa det arbetssätt och förslag som det anger nedan under uppdragets genomförande och det kommer utgöra en del av trafikkontraktet, vilket beställaren kommer att följa upp.
Trafikföretaget ombeds därför beskriva:
1. hur trafikföretaget avser att arbeta proaktivt med att planera för kända framtida trafikstörningar (med framtida trafikstörningar avses X), dvs. störningar som innebär att trafiken kan behöva läggas om eller ställas eller i övrigt får sådan påverkan på trafiken att det leder till olägenheter för resenärer. Av beskrivningen ska det framgå:
- hur detta proaktiva arbetssätt inkluderar de resurser, processer, rutiner och systemstöd/verktyg som krävs för att med framgång lyckas med ett klart proaktivt arbete beträffande framtida trafikstörningar,
- vilka processer och åtgärder som föreslås, som också kommer att användas för att även genomföra dessa trafikomläggningar,
- vilka resurser, kompetenser och planer som kommer att användas för att på ett optimalt sätt kunna leda och planera om trafiken vid behov, där det presenteras vilka åtgärder dessa innehåller samt med en tydlig motivering om varför,
- hur trafikföretaget genom föreslaget arbetssätt och aktiviter aktivt och löpande kommer informera resenärer om planerade förändringar och genom vilka kanaler och varför, samt
- hur förslaget aktivt och löpande kommer informera den egna verksamheten så att personalen alltid har kunskap om planerade tillfälliga förändringar.
2. hur trafikföretaget avser att arbeta proaktivt som också inkluderar en adekvat beredskap för att hantera hastigt uppkomna situationer eller oplanerade avvikelser i trafiken som kan leda till att trafiken försenas, hindras eller måste läggas om med kort varsel, vilket kan leda till stora olägenheter för resenärer. Av beskrivningen ska det framgå:
- hur detta proaktiva arbetssätt inkluderar processer, åtgärder, aktiviteter och planer samt hur och varför dessa åtgärder, aktiviteter och planer säkerställer resenärens resa och minimerar olägenheter.
- Vilka arbetssätt som föreslås för att säkerställa att hastigt uppkomna situationer eller oplanerade avvikelser följs upp och utvärderas samt vilka åtgärder som sätts in för att motverka att liknande händelser inte uppkommer igen.
- Vilka kompetenser och resurser som finns tillgängliga – och varför just dessa – för att snabbt kunna sättas in i syfte ett minska olägenheterna av hastigt uppkomna störningar,
- hur trafikföretaget genom föreslaget arbetssätt och aktiviter aktivt och löpande kommer informera resenärer om akuta störningar och genom vilka kanaler och varför så att resenären med minsta möjliga negativa påverkan kan genomföra sin planerade resa,
- hur trafikföretaget genom föreslaget arbetssätt aktivt och löpande kommer informera den egna verksamheten så att personalen snabbt får kunskap om akuta störningar, som därmed gör att den kan agera på ett utefter situationen optimalt sätt,
- hur förslaget inkluderar ett proaktivt arbetssätt kring daglig framkomlighet i trafiksystemet i syfte att eliminera risker för akuta störningar i trafiken, där det även framgår och motiveras varför arbetssättet föreslås samt kopplingen till uppdraget. Det framgår också hur trafikföretaget tillsammans med andra relevanta intressenter (som exemplifieras med motivering om varför de är relevanta) kommer arbeta med att säkerställa en framkomlig trafikmiljön.
(Observera att bedömningsgrunder och poängskalor inte återfinns i exemplet, se istället Kvalitetsutvärdering – en vägledning inom upphandling av kollektivtrafik för hur sådana kan utformas).
Exemplen ovan illustrerar alltså både (1) ett krav och (2) ett kvalitetskriterium (mervärde) avseende trafikledning. Kravet med de tillhörande bevisen gör att RKM kan pröva anbudets redogörelser mot kravet, vilket till viss del kan jämföras med att istället utvärdera redogörelsen – där skillnaden är att redogörelsen ska uppnå en viss kravnivå istället för en viss poängnivå. Genom kravet säkrar RKM en lägsta godtagbar nivå för trafikledning under hela kontraktsperioden.
Om trafikföretaget skulle brista i detta arbete under kontraktsperioden har RKM en lägsta nivå att kräva eftersom den lägsta godtagbara nivån och vad arbetssättet måste inkludera finns angivet. Därtill, genom att arbeta med ska-krav och mervärden frigör det utrymme i utvärderingsfasen till just mervärden (övervärden från krav), på så vis kan exempelvis RKM erhålla mer lokalanpassade och konkreta förslag tydligt kopplade till trafikuppdraget och trafikföretaget ”slipper” beskriva hela sin grundarbetsprocess inom ett specifikt område – något som RKM likväl bör säkerställa via krav i syfte att säkerställa en lägsta godtagbar nivå vid uppdragets genomförande.