Att ställa krav på trafikuppdraget och dess utförande – som tydligt klargör en lägsta acceptabel nivå som konsekvent ska upprätthållas under hela kontraktstiden och som ska möjliggöra för en god uppföljning – är avgörande utifrån flera aspekter. Kraven utgör ramen och grunden för det RKM ska kunna förvänta sig vid uppdragets utförande. Samtidigt är det viktigt att i upphandlingsdokumentationen definiera och beskriva denna nivå, framförallt för att trafikföretaget på förhand ska kunna förstå vad som krävs och för att parterna sedan – när uppdraget utförs – ska ha samsyn på vilken nivå som ska uppfyllas.
Om dessa nivåer är otydliga finns risk att RKM tilldelar kontraktet till ett trafikföretag som inte uppfyller kraven eller att det uppstår diskussioner under kontraktstiden om vilken nivå som egentligen ska uppnås. Trafikföretagets anbud och lämnade redogörelser ska inte tolkas som att det utgör grunden för en viss kravnivå (även om det såklart är bunden av utlovade åtaganden), istället är det upphandlingsdokumentationen med alla ingående krav som fastslår en lägsta acceptabel nivå. Är den oklar och vag riskerar konsekvensen av naturliga skäl att leda till diskussion och i värsta fall tvister mellan parterna.
Att definiera en exakt kvalitetsnivå kan såklart vara svårt ibland, men icke desto mindre är det viktigt för RKM att så tydligt som möjligt försöka definiera denna nivå eftersom den sätter grundramen för hela uppdraget – alltifrån kvalitet i leverans, trafikplanering, fordonskrav till hur trafikföretaget ska samverka med andra aktörer eller arbeta med sociala frågor. I samma avseende är det också viktigt att RKM i kravställningen funderar över vilka behov som kan uttryckas i funktionskrav. På så vis möjliggörs en utveckling under kontraktstiden, där trafikföretaget kan anpassa sättet att nå den definierade funktionsnivån påkallade av mer effektiva eller miljövänliga lösningar för mer information om funktionskrav.
Vidare är det förekommande att aspekter som bör utgöra ska-krav i trafikuppdrag i för stor utsträckning istället utvärderas. Detta bör också motverkas av RKM för att säkra en bättre grundleverans, och till fördel för kvalitetskriterier med större fokus på just mervärden som RKM därigenom uppnår och som säkerställer måluppfyllelse i betydligt högre utsträckning. Därtill förekommer det också att ska-krav saknas, istället efterfrågas endast ett bevis, dvs. trafikföretag ska redogöra för olika aspekter och ge in dessa i anbudet, eller att centrala krav på trafikleveransen endast kräver trafikföretagets bekräftande i form av ett ”ja, vi uppfyller kravet”.
Detta riskerar att leda till att anbud behandlas olika, men framförallt att RKM riskerar att få problem under kontraktstiden eftersom vad som egentligen ska uppfyllas är oklart och att istället för trafikföretagets bekräftelse hade RKM behövt kräva in redogörelser som kunde prövas mot kravet.
Mot bakgrund av ovan är det därför viktigt att RKM vid framtagande av kravspecifikationen, samt för att arbeta in den röda tråden i detta steg, funderar över följande:
- Nödvändiga behov bör säkerställas genom krav (således bör inte basbehovet utvärderas) och de behöver brytas ned tillräckligt mycket så att RKM kan definiera en lägsta godtagbar nivå.
- De delar av uppdragets utförande som tydligast är kopplade till leveranskvaliteten bör RKM prioritera särskilt vad gäller att definiera en lägsta godtagbar nivå och även efterfråga bevis (där det är relevant att säkerställa hur trafikföretaget arbetar med dessa delar). Detta ökar även RKM:s möjlighet att kräva en fördefinierad nivå under kontraktets utförande om det uppstått en tvist kring vilken nivå som egentligen ska hållas.
- Vilka behov kommer särskilt att utsättas för sannolika förändringar under kontraktstiden, t.ex. drivet av teknik eller nya resenärsbehov? Beroende på svar bör RKM i dessa delar överväga hur funktionskrav kan formuleras.
- Vilka behov driver kostnader, t.ex. behov som kräver särkrav i förhållande till branschstandard? Fundera över om sådana kan undvikas eller på annat sätt underlättas för att på så vis öka konkurrensen och erhålla en kostnadseffektivare kollektivtrafik.
- Vilka behov kan bli föremål för förhandling och på så vis möjliggöra för mer konkurrenskraftiga och anpassade anbud? Sådana behov bör inte låsas fast eftersom RKM riskerar att inte kunna förhandla om ännu bättre lösningar i en förhandlingssituation.