Varje trafikupphandling är unik och måste anpassas efter aktuella förutsättningar och behov. Att initialt förstå trafikområdets förutsättningar och utmaningar samt för att långsiktigt kunna sätta relevanta och realistiska mål, är en väl genomarbetad förstudie och ett centralt första steg i upphandlingen. Förstudien bygger också grunden för skapandet av en röd tråd som genomsyrar hela upphandlingen, bl.a. för att rätt strategi och mål ofta utkristalliseras i denna del. Genom att genomföra en behovsanalys, som involverar centrala resurser från förvaltningen där det befintliga kontraktet också genomlyses, byggs goda förutsättningar för att sätta rätt mål och strategi inför kommande upphandling. Att likställa förstudien med ett projekt som leds av en projektledare kan många gånger effektivisera processen. Vikten av dialog är också en central grund i förstudiearbetet.
Gå igenom befintligt kontrakt
Inom ramen för upphandlingens förstudie är en framgångsfaktor att genomlysa det befintliga kontraktet. Detta huvudsakligen för att identifiera vad som fungerar bra men även eventuella brister och utmaningar kring vad som kan göras bättre. Alla förbättringsområden behöver omhändertas i det kommande upphandlingsprojektet, vilket därigenom motverkar att samma brister eller svagheter uppstår igen.
I genomlysningen bör relevanta deltagare från den egna verksamheten delta men även relevanta från det befintliga trafikföretaget, på så sätt kan förbättringsområden på ett verksamhetsnära sätt identifieras och omhändertas. Ofta kan både den egna verksamheten och trafikföretaget peka på konkreta aktiviteter och åtgärder som kan bidra till förbättring som bör omhändertas i upphandlingsprojektet.