När respektive trafikkontrakt löper ut väl känt. Det ger möjlighet till god framförhållning och framtagande av en hållbar och realistisk tidplan. Att börja i god tid skapar förutsättningar för en väl genomarbetad upphandlingsdokumentation, vilket är en förutsättning för att nå ett bra resultat med nöjda deltagare.
Tidplanen behöver ta höjd för att kunna inkludera en rad centrala moment – alltifrån förstudie som tydligt ger utrymme till att sätta mål och ta fram en strategi för trafikuppdraget till marknadsdialoger med trafikföretagen och eventuella förhandlingsmöten efter inkomna anbud. En riktigt bra genomförd upphandling är den där även de som inte tilldelas kontraktet känner förtroende för såväl upphandlingsprocessen som det slutliga resultatet.
Tidplaner – beakta interna beslutsprocesser
När upphandlingsprocessen planeras måste tidplanen ta höjd för beslutsstrukturer hos såväl RKM som trafikföretag. Tyvärr underskattas ofta denna del och det finns risk för att en orealistisk tidplan istället sätts som klart kan påverka resultat i upphandlingen, t.ex. antal anbud, konkurrenskraften i dessa eller potentiella lösningsförslag.
RKM:s upphandlingar beslutas i regel i kollektivtrafiknämnden. Nämnderna är ibland ansvariga för enbart kollektivtrafik, ibland både kollektivtrafik och infrastruktur, ibland ingår även kollektivtrafik i samhällsbyggnadsnämnden, regionutveckling osv. Gemensamt är att besluten ytterst tas i de politiska nämnderna. Ett beslutsärende hanteras utifrån en beredningsprocess vilket tidsmässigt ofta tar en längre tid och består av flera delmoment.
Även trafikföretagens interna beslutsprocesser måste beaktas. I regel är trafikföretagen affärsdrivande företag, där flera som bedriver verksamhet i Sverige även har utländska ägare. Beslut om att delta och lämna anbud kan i flera fall behöva fattas i andra länder än i Sverige. Därför är det viktigt att RKM känner tilltrafikföretagens behov och interna beslutsordningar, eftersom även dessa kan vara tidskrävande. Även trafikföretagens organisation och resurser behöver tas i beaktande. I de fall många upphandlingar pågår samtidigt kan trafikföretagens resurser och kapacitet vara mycket begränsade och i värsta fall måste ett trafikföretag avstå från att delta.