När det finns ett utkast på en preliminär upphandlingsdokumentation är det mycket lämpligt att skicka detta på remiss till potentiella trafikföretag. Detta bör göra i tillräckligt god tid innan så att det finns tid att faktiskt omhänderta inkommande synpunkter och förslag och på så vis förbättra upphandlingsdokumentationen. Det finns stora fördelar med detta – huvudsakligen finns möjlighet att undvika onödiga eller kostnadsdrivande krav och villkor och mer insikt om marknadens syn på en realistisk riskbild.
Det finns inga begränsningar i upphandlingsregelverket, utan det är snarare så att det uppmanas eftersom genom remissen möjliggörs ännu bättre förutsättningar för ett gott resultat. Det finns däremot några förhållningspunkter som man behöver beakta. Samtliga ändringar bör dokumenteras och synliggöras för alla och en ändring får inte justeras till fördel för ett enskilt trafikföretag.
En extern remiss är också en allmän handling och ska dokumenteras som en del av upphandlingen. Även inkomna svar är att betrakta som allmänna handlingar, däremot finns ofta anledning att sekretessbelägga delar av svaren med hänsyn till trafikföretags affärsintressen. När remissen skickas ut bör därför denna information ges.