Upphandlingsregelverket är en procedur- och förfarandelagstiftning som bl.a. reglerar vilka upphandlingar som ska annonseras, vilka upphandlingar som inte behöver annonseras (t.ex. ”direktupphandling”), hur länge en upphandling måste annonseras samt vilka upphandlingsförfaranden som kan användas. Regelverket styr inget kring det som ska upphandlas utan endast hur en upphandling ska genomföras.
Alla RKM har stor möjlighet och frihet att själva bestämma vad de vill köpa utefter behov och mål. De ”osynliga” ramarna som RKM ska förhålla sig till utgörs av de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna – tillsammans utgör de grunden för vilka förutsättningar som måste gälla inför, under och efter upphandlingsprocessen samt hur spelreglerna ska se ut. Genom exempelvis utarbetad rättspraxis kan man förstå vad som anses vara tillåtet respektive otillåtet.
Nedan beskrivs de upphandlingsrättsliga principerna.
Principen om likabehandling
Principen innebär att trafikföretag ska ges samma förutsättningar. Alla trafikföretag måste exempelvis få tillgång till samma information samtidigt och alla anbud måste prövas och utvärderas på samma sätt, så att inget trafikföretag favoriseras eller missgynnas. Ett anbud som exempelvis lämnas in för sent får inte accepteras, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla för alla, ett anbud som inte uppfyller samtliga krav får inte heller godkännas.
Principen om icke-diskriminering
Principen innebär ett förbud mot att diskriminera ett trafikföretag p.g.a. dess nationalitet (t.ex. medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). RKM får inte ställa krav som bara svenska trafikföretag känner till eller kan klara av att uppfylla. Det gäller även när det inte förväntas att några utländska trafikföretag ska lämna anbud.
Principen om transparens och förutsebarhet
Ibland även kallad öppenhetsprincipen, innebärande att upphandlingen ska genomsyras av transparens och förutsebarhet. I praktiken innebär detta exempelvis att krav, bevis, utvärderingskriterier och kontraktsvillkor måste vara så pass tydligt beskrivna att de på förhand kan förstås, t.ex. hur ett krav uppfylls eller hur kontraktsvillkoret ska tillämpas. Upphandlingsdokumentation ska vara klart och tydligt formulerad samt innehålla samtliga krav och uppgifter som krävs för att trafikföretagen ska kunna lämna anbud. Uppgifter som gäller uppdraget får inte hemlighållas.
De anbudssökande eller anbudsgivare som lämnat ansökan eller anbud i en upphandling ska informeras om resultatet.
Principen om proportionalitet
Proportionalitetsprincipen innebär att krav, kvalitetsutvärderingskriterier och villkor måste stå i proportion till det som upphandlas. I praktiken betyder det exempelvis att krav eller kontraktsvillkor som den upphandlande enheten eller myndigheten uppställer inte får gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen, t.ex. om uppdraget kräver 20 fordon får inte kravet på dokumenterad erfarenhet kräva 60 fordon eftersom kravet sannolikt skulle betraktas som för långtgående.
Principen om ömsesidigt erkännande
Ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla även i övriga EU- och EES-länder.
Konkurrensprincipen
En upphandling får inte utformas i syfte att undanta upphandlingen från lagens tillämpningsområde eller utformas på så vis att den begränsar konkurrensen så att vissa leverantörer gynnas eller missgynnas på ett otillbörligt sätt.