Vid prövning och utvärdering av anbud är det naturligt att vissa delar i anbudet kan vara otydliga och uppgifter kan saknas. Inom vissa ramar finns möjlighet att låta trafikföretag såväl rätta som förtydliga eller komplettera sina anbud. I samband med detta är det däremot viktigt att säkerställa att de grundläggande principerna följs – huvudsakligen för att säkra att samtliga anbud hanteras lika, dvs. ett anbud får inte bedömas hårdare eller lättare än andra.
I praktiken är dessa kategorier av olika klargöranden svåra att hantera och delvis överlappar de varandra. Det är därför extra viktigt att ha en tydlig process kring detta som förenklar den praktiska hanteringen, t.ex. bör interna principer på förhand sättas upp för hur ett anbud kan och får justeras.
Det finns en mängd olika domstolsavgöranden som belyser hur långtgående klargöranden av anbud får göras enligt upphandlingsregelverket. Av dessa kan vissa slutsatser dras även om RKM alltid måste bedöma behovet av att rätta, förtydliga eller komplettera ett anbud i varje enskilt fall.
Det som ändå går att utläsa är att rättelse får ske när något är uppenbart felskrivet, t.ex. en decimal saknas eller det är en nolla för mycket som leder till orimliga proportioner av ett offererat anbudspris. Att låta ett trafikföretag rätta något som helt saknas, t.ex. ett visst pris, kan vara för långtgående och måste bedömas i det enskilda fallet. Vad gäller förtydliganden ska behovet avse att förtydliga något som redan finns i anbudet[1], men informationen eller uppgiften är kanske otydlig eller det går inte att utläsa vad som menas. Typiskt sett är förtydliganden av redan ingivna uppgifter förhållandevis möjliga att göra – så länge förtydligandet inte leder till att informationen kan uppfattas som någon annat än ursprungligt eller ersätts med ny eftersom det påverkar innehållet i anbudet. I sådana fall bör det istället hanteras som en komplettering. Kompletteringar tar sikte på sådant som inte finns i anbudet, t.ex. informationen eller uppgiften saknas. Generellt sett är utrymmet begränsat att tillåta sådana kompletteringar, även här krävs en bedömning i det enskilda fallet. Att komplettera uppgifter och handlingar från andra myndigheter, exempelvis offentliga uppgifter som fanns tillgängliga innan sista anbudsdag hos berörd myndighet, är i regel alltid tillåtet. Det är viktigt att RKM medger eventuella kompletteringar och förtydliganden på samma sätt för alla trafikföretag.
Om genomförande av rättelse, förtydliganden eller komplettering av anbud leder till en effektivare konkurrens i den aktuella upphandlingen bör RKM överväga detta.
Det som nämns ovan tar sikte på anbudsjusteringar innan en eventuell förhandling inleds. Det är viktigt att skilja på anbudsprövningen från en förhandlingsfas. Vid förhandling får anbud anpassas för bättre passa förutsättningarna i upphandlingen – i denna fas är det inte en fråga om anbudet behöver rättas, förtydligas eller kompletteras för att uppfylla obligatoriska krav.