I och med att RKM meddelar tilldelningsbeslut upphör den absoluta upphandlingssekretessen. Samtidigt inträder då en eventuell anbudssekretess i de enskilda anbuden – där trafikföretagens stöd för sekretess gäller för affärs- eller driftförhållande och återfinns offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)[1]. Sekretessfrågor i anbud genererar överlag flera mål i domstol och är även flitigt omdiskuterat i en mängd olika juridiska publikationer. Sannolikt är det intressekonflikten mellan behovet av insyn i upphandlingsförfarandet och trafikföretagets behov av att skydda affärskritiska uppgifter som genererar denna flora.
Även om det är viktigt med insyn och därtill är utgångspunkten är att alla uppgifter sedan upphandlingen avslutats är offentliga är det samtidigt viktigt att trafikföretag känner förtroende för att dess affärshemligheter inte röjs. Till affärshemligheter hörs däribland prisstrategier, olika affärsmässiga överväganden, synergier mellan kontrakt, stordriftsfördelar, lösningsförslag och olika framgångsrika systematiska arbetssätt – som i en konkurrents händer kan orsaka allvarliga konsekvenser för det trafikföretag vars uppgifter röjs. Om affärshemligheter skulle röjas riskerar det att leda till att trafikföretag inte vågar delta i offentliga upphandlingar och bestämmelsen om sekretess för affärs- eller driftförhållande urvattnas.
Efter att RKM meddelat tilldelningsbeslut är det vanligt att anbud begärs ut, särskilt det vinnande anbudet. Att så sker är naturligt och utgör första steget i trafikföretagens rätt att tillvarata deras rättigheter och rätten till effektiva rättsmedel. Ju snabbare uppgifter i anbud kan lämnas ut desto bättre är det, framförallt för att trafikföretag då kan hinna vända sig till RKM – vilket de bör göra – med frågor, t.ex. om de anser att det skett ett fel i prövningen av ett visst anbud. På så vis kan exempelvis överprövningar undvikas i vissa fall om RKM återkoppla på ett fel som trafikföretag för fram, i syfte att kanske rätt tilldelningsbeslutet.
Eftersom begäran om att få ta del av anbud skapar stort merarbete hos RKM och även hos de enskilda trafikföretagen vars anbud begärs ut är det viktigt att RKM upprättar en god och effektiv systematik för processen.
[1] Närmare bestämt i 31 kap. 16 §
Följande aspekt kan effektivisera processen för sekretessprövning
Det är ofta rimligt att anta att anbud kommer att begäras ut efter det att tilldelningsbeslut har meddelats. Mot slutet av upphandlingens sista anbudsdag har trafikföretag ofta mycket att göra för att färdigställa anbuden. Att samtidigt förbereda för vilka delar av anbuden som innehåller affärshemligheter, som därmed ska omfattas av sekretess är mycket tidskrävande och kan påverka anbudsarbetet negativt. Ett sätt att förenkla för både trafikföretag och RKM kan vara att direkt efter sista anbudsdag låta trafikföretag förbereda sin sekretessprövning och att RKM inhämtar den innan den meddelar tilldelningsbeslut. På så vis nyttjas tiden mellan sista anbudsdag och tilldelning, där trafikföretaget har betydligt mer tid att arbeta med sekretessprövningen medan RKM istället har mindre tid pga. prövning och utvärdering av anbud. Om RKM redan har trafikföretagets bedömning av dess anbud förenklar det för RKM i sin sekretessprövning under den tid då avtalsspärr råder. Genom att trafikföretag får ut sin begäran snabbare finns också möjlighet för det att kontakta RKM för att föra fram eventuella felaktigheter – på så vis kan en ansökan om överprövning motverkas.