Tilldelning av kontrakt

När prövning och utvärdering av anbud är genomfört är det dags att tilldela trafikuppdraget. Tilldelningsbeslutet och tillhörande protokoll är det viktigaste beslutet i upphandlingsprocessen och av naturliga skäl det mest intressanta för trafikföretag.

I sig medför tilldelningsbeslutet inte några rättsverkningar förutom att den absoluta upphandlingssekretessen upphör att gälla. Ett tilldelningsbeslut kan därför både rättas och omprövas, antingen för att domstol beslutat det eller för att RKM självt eller via ett annat trafikföretag upptäckt fel som gör att tilldelningsbeslutet behöver rättas. Ett trafikföretag som upptäcker fel i beslutsunderlagen bör kontakta RKM under avtalsspärren för att låta RKM självt undersöka eventuella fel. På så vis kan överprövningsprocesser motverkas, givetvis måste RKM vid eventuella justeringar av tilldelningsbeslutet tydligt återkoppla varför det nu ändras så att alla inblandande förstår. 

Informationen om att avtalsspärren börjar löpa och vilken tid ett trafikföretag har på sig att ansöka om överprövning samt informationen om när ett bindande trafikkontrakt uppstår innehåller upplysningar om rättsverkningar. Om avtalsspärren förlängs ytterligare av RKM (efter den första meddelande tiden) krävs att det meddelas ett nytt tilldelningsbeslut.[1]. Det räcker alltså inte att endast meddela trafikföretag, t.ex. via upphandlingsverktyget, om att avtalsspärren förlängs. Istället krävs ett nytt tilldelningsbeslut som meddelas och tillhandahållas trafikföretagen. De RKM som vill undvika automatisk bundenenhet efter att avtalsspärren löpt ut bör ange att tilldelningsbeslutet inte medför en accept av tilldelat trafikföretags anbud utan för att bundenhet ska uppstå krävs att båda parter undertecknar ett upphandlingskontrakt. 

Av naturliga skäl har RKM god insikt i hur respektive trafikföretags anbud har presterat och står sig i förhållande till andra anbud. Först efter att ha fått ta del av tilldelningsbeslutet och upphandlingsprotokollet får respektive trafikföretag insikt i hur det gått för det. Utöver de krav som LUF uppställer på beslutsunderlagens innehåll och tydlighet är det viktigt att RKM utformar upphandlingsprotokollet på sådant sätt att trafikföretag förstår hur deras anbud har prövats och utvärderats samt att det tydligt följer upphandlingsdokumentationen och RKM:s prövningsram, se punkt 8.1. Om trafikföretaget förstår hur anbudet har prövats och utvärderas av RKM, samt att det känner tillit för detta samt förstår sitt resultat – oaktat dess plats i tilldelningen – är det rimligt att anta att beslutsunderlagen är väl utformade.

Om tilldelningsgrunden baserar sig endast på pris är det såklart också enklare eftersom trafikföretags prisskillnader objektivt är enklare att åskådliggöra. Om tilldelningsgrunden däremot innehåller kvalitetsutvärdering, som därmed har innehållit olika värderingar och bedömningar av anbud, är återkopplingen än viktigare. En god och tydlig återkoppling minskar risken att trafikföretag ifrågasätter RKM:s genomförda prövning och utvärdering som kan leda till att det ansöker om överprövning. 

Vad gäller just tilldelningsbeslut som föregåtts av upphandlingar med kvalitetsutvärdering är återkopplingen till trafikföretagen mycket central. Det faktum att kvalitetsutvärderingarna många gånger är mycket omfattande med redogörelser, där trafikföretag har lagt ned omfattande tid och resurser på att svara upp mot efterfrågade mervärden, stärker ytterligare behovet av välformulerade och tydliga upphandlingsprotokoll. Det är också viktigt att trafikföretag känner igen sig i vad som framkommer i RKMS:s motivering i förhållande till det som angavs i upphandlingsdokumentationen.

Om ett trafikföretag inte förstår hur anbudet har bedömts i vissa avseenden, t.ex. varför det erhöll en låg poäng, eller att det ser att RKM värderat andra aspekter än vad som framgått av upphandlingsdokumentationen, kan det öka risken för överprövning. Att trafikföretaget förstår och kan acceptera varför anbudet gavs en låg poäng för ett visst mervärde är det RKM bör sträva efter. Om det istället inte förstår hur eller varför anbudet erhöll den låga poängen signalerar det oftast att såväl kvalitetskriterierna som upphandlingsprotokollet inte har varit tillräckligt tydliga.