En tid in i det förberedande upphandlingsarbetet kommer en tidpunkt då tillräcklig information finns om det egna behovet och utmaningar men även marknadens erbjudande och möjliga lösningar. Det centrala är då att och mot bakgrund av den röda tråden börja utforma och paketera upphandlingen. I detta skede utarbetas målbilder och behov samt att strategi och rätt förutsättningar sätts – vilka såklart behöver byggas in i såväl upphandlingsprocessen som i kommande upphandlingsdokumentation inklusive trafikkontraktet.
Även om det kan vara lämpligt att i viss utsträckning se till den föregående upphandlingsdokumentationen och den upphandlingsprocess som då skedde är det viktigt att se kommande upphandling som helt ny – på så vis minskar riskerna med att återupprepa mindre fördelaktiga val eller fastna i invanda mönster.
Att fundera på efter genomförd förstudie:
- Vilka är huvuddragen och slutsatserna efter genomförd förstudie – vilka delar och aspekter har varit goda sett till befintligt kontrakt och vilka behöver justeras och/eller helt förnyas/adderas?
- Vilka är nyckelaspekterna och framgångsfaktorerna för att nå målen med trafikuppdraget och bana väg för en god gemensam affär?
- Vilka är de främsta identifierade utmaningarna och vad behövs för att omhänderta dessa i kommande kontrakt?
- Vilka risker och möjligheter har identifierats och hur kan dessa omhändertas på bästa möjliga sätt?
- Vilken typ av samarbetspartner kräver kommande trafikuppdrag i förhållande till utmaningarna och målen?
- Beroende på svaren ovan – vilka förutsättningar finns i verksamheten för att nå dit och vilka delar är måsten respektive vilka kan prioriteras bort? Fundera även över vilken organisation inklusive rätt kompetenser och resurser som behövs.
- Utifrån det unika trafikområdet och de behovs som finns – hur används och utformas kommande upphandling på ett utefter mål- och förväntansbilden optimalt sätt och vilka steg ingår?
- Vilka aspekter är måste som bör utformas som ska-krav och vilka aspekter utgör mervärden som därmed bör utformas som kvalitetsutvärderingskriterier?