Olika förfaranden att välja bland

Öppet förfarande
Vid detta förfarande annonseras hela upphandlingsdokumentationen och genomförs i ett steg, där alla trafikföretag som vill delta kan lämna anbud och prövning och utvärdering sker i samma fas. Förfarandet medger ingen rätt att förhandla. RKM har rätt att använda s.k. omvänd anbudsprövning,[1] vilket kan vara fördelaktigt eftersom tid sparas. Det innebär att samtliga anbud utvärderas först, och endast det anbud som har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kontrolleras mot samtliga krav. 

Selektivt förfarande
Ett selektivt förfarande sker i två steg. Alla trafikföretag bjuds in om att få ansöka att delta i upphandlingen. När ansökningar kommit in kontrolleras att samtliga uppfyller uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav. Det är viktigt att i detta steg säkerställa att tillräckliga kvalificeringskrav ställs på förmåga och kapacitet i förhållande till vad trafikuppdraget kräver.

Endast trafikföretag som klarat samtliga krav bjuds sedan in om att få lämna anbud. En RKM har rätt att begränsa antalet trafikföretag som ska få gå vidare, däremot måste det framgå hur selekteringen ska ske och säkerställa att det finns tillräckligt många anbud kvar för en effektiv konkurrens. Förfarandet medger inte rätt att förhandla.

Förhandlat förfarande
Förhandlat förfarande får alltid användas när LUF tillämpas. Det finns ingen skyldighet att förhandla utan RKM kan tilldela kontrakt utan förhandling. Förfarandet är likt det selektiva förfarandet och innebär att trafikföretag först bjuds in om att ansöka om att få delta (ofta kallat prekvalificering). Det är viktigt RKM i detta steg säkerställer att tillräckliga kvalificeringskrav ställs på trafikföretagets förmåga och kapacitet i förhållande till vad trafikuppdraget kräver.

Endast trafikföretag som har tillräcklig förmåga att driva trafikuppdraget och uppfyller samtliga krav får bjudas in till att lämna anbud. Likt det selektiva förfarandet får RKM begränsa antalet trafikföretag som ska få gå vidare, genom s.k. urvalskriterier, däremot måste det framgå hur selekteringen ska ske, t.ex. genom att endast selektera vidare trafikföretag som har en viss erfarenhet eller erhållit en viss poäng bland selekteringskriterierna (finns flera olika möjligheter). I steg två skickas sedan resterande upphandlingsdokumentation ut till de trafikföretag som bjuds in, varpå trafikföretagen väljer om de vill lämna anbud.

De anbud som inkommer måste uppfylla samtliga minimikrav innan RKM kan inleda förhandling med trafikföretaget. RKM har stor frihet i vad de vill förhandla om, däremot får förhandlingen inte avse minimikrav eller tilldelningskriterier. RKM måste också beakta de grundläggande principerna och bestämmelserna om anbudssekretess. Det är exempelvis inte tillåtet att läcka information från förhandlingar med ett trafikföretag till ett annat[2]. Därmed är det tex. inte tillåtet att berätta om vilka priser övriga trafikföretag lämnat eller uppmana ett trafikföretag att ”sänka priset” med en viss procent för att vinna kontraktet.

Förfarandet innebär att varje trafikföretag kan ansöka om att få delta i, där RKM sedan för en dialog med de trafikföretag som bjudits in. Syftet med dialogen är sedan att i successiva steg identifiera hur RKM:s behov bäst kan tillgodoses och för vart och ett av stegen även begränsa möjliga lösningar. Dialogen ska fortsätta till dess att RKM funnit den eller de lösningar som tillgodoser behovet, utifrån de så lämnas slutliga anbud in från kvarvarande trafikföretag. Förhandling får ske och trafikföretag få justera och precisera sina anbud.

[2] Se HFD 2015 ref 63